Gehören Sie zu den Millionen von Berufstätigen, die sich aufgrund der Corona-Pandemie schnell an das Arbeiten im Home-Office gewöhnen mussten? Wenn dem so ist, haben Sie sich wahrscheinlich mittlerweile mit dem neuen Tagesablauf angefreundet und fragen sich vielleicht sogar, ob das #Home-Office in Ihrer Firma zu einem Teil der „neuen Normalität“ wird.
Sie haben inzwischen sicher festgestellt, dass das Arbeiten von zu Hause aus seine Vorteile hat, aber auch Herausforderungen mit sich bringt – insbesondere, wenn es darum geht, ein Team aus der Ferne zu managen.
Bei Centric Software arbeiteten 90 % der Mitarbeiter bereits vor dem Ausbruch von COVID-19 viele Jahre im Home-Office. Deshalb haben wir unser Know-how dazu genutzt, um für Sie ein paar #HOTipps zusammenzustellen.
In dieser 4. Ausgabe kommen die Tipps fürs #Home-Office von, Christophe Therrey, VP Sales EMEAR bei Centric Software. Sie sollen Ihnen dabei helfen, Ihr Remote-Team besser zu managen!
Vier praktische Tipps fürs Management von Remote-Teams
Vor zehn Jahren war ich in einer leitenden Vertriebsposition bei einem kleinen französischen Software-Sicherheits-Startup tätig. Die Tage waren lang und die Nächte kurz. Mein Team und ich haben hart daran gearbeitet, unsere Marktpräsenz aufzubauen, und wir hatten dabei viel Spaß! Bis zum Winter 2009, als Mutter Natur beschloss, uns eine Warnung zu schicken.
Plötzlich war die Schweinegrippe da und einer unserer Kollegen hatte sich möglicherweise infiziert. Wir haben also das Büro geschlossen und alle Mitarbeiter für ein paar Wochen ins Home-Office geschickt. Dies war meine erste #Home-Office-Erfahrung, bevor ich zu Centric Software kam.
Mit über zehn Jahren Erfahrung im Home-Office kann ich nun meine Erfahrungen teilen und erklären, was für mich und das Centric-Team funktioniert (und was nicht).
1. Etablieren Sie ein Team-Ritual.
Das mag zwar offensichtlich sein, aber ich kann nicht genug betonen, wie wichtig dies ist.
Ein Team-Ritual – beispielsweise wöchentliche Meetings, monatliche Einzelgespräche oder eine andere Form des regelmäßigen Austauschs – ist unglaublich wichtig. Es sorgt für Transparenz, insbesondere, wenn es um die Erörterung des Status quo von Projekten und/oder des Fortschritts bei anderen Dingen geht. Auch die Einhaltung eines Zeitlimits ist von entscheidender Bedeutung, damit die Aufmerksamkeit nicht sinkt und alle etwas beitragen können. Natürlich sind einige Meetings produktiver als andere, aber was zählt, ist das Festhalten am Ritual, damit alle auf dem gleichen Stand bleiben!
2. Nutzen Sie informelle Kommunikations-Tools.
Wir nutzen eine Messenger-App als Backup für unsere formelle Kommunikation und für Off-Topic-Chats im Allgemeinen.
Solche Tools können dazu genutzt werden, Gedanken oder Ideen außerhalb der herkömmlichen Wege zu vermitteln. Sie bieten besonders jetzt eine Möglichkeit, soziale Kontakte aufrechtzuerhalten. Mir ist auch aufgefallen, dass sie zunehmend von einigen vertrauenswürdigen Kunden oder Partnern genutzt werden, um bei Bedarf einen privilegierten Channel nutzen zu können, in dem Offenheit und Transparenz wichtig sind. Für mich sind solche Tools auch ein Zeugnis der verschwimmenden Grenze zwischen Privatleben und Beruf. Allerdings sollten diese Kommunikations-Tools mit Bedacht verwendet werden!
3. Gönnen Sie sich die richtigen digitalen Tools.
Flexibilität ist ein weiteres „Muss“ beim Remote-Management von Teams (und sie wird durch die richtigen digitalen Tools erleichtert).
Die Hälfte meines Terminkalenders ist immer ausgebucht, während die andere Hälfte für unerwartete Termine, spontane Unterstützung und andere Dinge frei bleibt. Wir sind es gewohnt, Last-Minute-Probleme aus der Ferne zu lösen, entweder über Skype, Microsoft Teams oder WebEx. Wir wechseln zwischen diesen und anderen Plattformen und passen uns dabei an unsere Kunden an.
Diese Tools mögen zwar für die alltägliche Kommunikation ausreichen, aber das ist bei der Verwaltung komplexer produktbezogener Prozesse sicherlich nicht der Fall. Experten in den Bereichen Produktentwicklung, Design, Einkauf, Merchandising, Sourcing oder anderen Abteilungen benötigen leistungsstarke Plattformen wie Product Lifecycle Management (PLM), die es ihnen ermöglichen, Produkte von der Idee bis zum Launch nahtlos zu verwalten … auch wenn sie aus der Ferne arbeiten! Eine digitale Plattform wie Centric PLM ermöglicht es Managern, den Status der einzelnen Produkte zu überblicken, ohne dass sie ihren Teams hinterherlaufen müssen. Alle Informationen werden in Echtzeit aktualisiert und sind von jedem Ort aus zugänglich.
In der Coronakrise haben wir ein ausgezeichnetes Feedback von unseren Kunden erhalten. Dank unserer Technologien – PLM, 3D-Integration, KI, Quick-Start Remote Collaboration Packages, mobile Apps, Digital Visual Collaboration Boards, Cloud-Technologie und andere – waren sie in der Lage, selbst äußerst mobile Teams, wie Einkauf und Sourcing, ohne Probleme in das Home-Office zu überführen!
4. Motivieren Sie Ihr Team!
Es gibt kein Patentrezept, um Teams zu motivieren – vor allem nicht, wenn sie im Home-Office arbeiten, aber hier sind ein paar Tipps:
- Schenken Sie Ihren Mitarbeitern Aufmerksamkeit: Jeder mag und verdient Aufmerksamkeit. Einige mehr als andere. Das variiert natürlich je nach der zugrunde liegenden Kultur und der Persönlichkeit des Einzelnen. Es ist wichtig, sich anzubieten, um jedem Teammitglied die Aufmerksamkeit zu schenken, die es braucht.
- Spielen Sie Spiele: Ich finde, dass Spiele und Challenges gut funktionieren! Ich habe das Glück, Champagnerproduzenten in meiner Familie zu haben, daher verschenke ich immer eine gute Flasche Champagner an den Gewinner.
- Delegieren Sie, wo Sie können: Eine andere Methode, die ich für effektiv befunden habe, ist das Delegieren bestimmter Aufgaben, die sich auf die Leistung des gesamten Teams auswirken können. Indem man den Teammitgliedern die Verantwortung für verschiedene Aufgaben überträgt, bleiben sie engagiert. Außerdem schafft das eine große Dynamik im Team.
- Loben Sie vor anderen, tadeln Sie hinter den Kulissen. Wenn Sie aus der Ferne arbeiten, müssen Sie trotzdem positives Verhalten fördern, während Sie Probleme lösen. Das muss besonders bedacht gehandhabt werden, wenn man von zu Hause aus arbeitet. Menschen, die vor anderen gerügt werden, neigen dazu, danach ihre Motivation zu verlieren. Daher war es für mich immer ein Grundprinzip, vor anderen zu loben und hinter den Kulissen Kritik zu üben.
- Nutzen Sie die Theorie der multiplen Intelligenzen. Dieses Modell wurde Mitte der 80er-Jahre von Howard Gardner entwickelt und fasziniert mich heute noch. Zusammengefasst besagt die Theorie, dass jeder Mensch mit acht verschiedenen Arten von „Intelligenzen“ und einem recht ähnlichen Potenzial geboren wird. Wie stark wir diese entwickeln, hängt von den Genen, der Ausbildung und der Lebenserfahrung im Allgemeinen ab.
Ein Mitglied meines Teams hat beispielsweise eine erstaunliche räumliche Intelligenz. Er muss eine Sales-Kampagne auf einem Blatt Papier, einem Tablet oder einem Whiteboard aufzeichnen, um sie zu verstehen. Eine langwierige, detaillierte E-Mail für ihn ist nicht notwendig. Er muss nur den Prozess veranschaulichen und dann kann er sich alle Schritte im Detail vollständig einprägen.
Die Zukunft des Remote-Managements von Teams
Ich persönlich glaube, dass die Zukunft des Home-Office in der völligen Trennung zwischen der Arbeit und den tatsächlichen Standort liegt. Das ist keine Überraschung!
Wenn wir aus der aktuellen Krise etwas lernen können, dann, dass Lösungen für die digitale Zusammenarbeit die Business Continuity ermöglichen und Führungskräfte in die Lage versetzen, ihre Teams besser zu managen.
Es wird nicht lange dauern, bis Unternehmen erkennen, dass #Home-Office gefördert, verwaltet und als strategischer Ansatz zur Gewährleistung der Business Continuity betrachtet werden muss. Wie Stephen Hawking sagte: „Intelligenz ist die Fähigkeit, sich an Veränderungen anzupassen“. Ich denke, es ist an der Zeit, zu zeigen, wie anpassungsfähig Unternehmen sein und wie viel klüger wir als Individuen werden können.
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